Pošaljite upit

SWING Process Manager (SPM) je cjelovito rješenje za praćenje dokumenata, zapisa, procesa i stranaka.

U zajedničkoj bazi dokumenata prate se sve informacije vezane kako za interne procese, tako i za odnose sa strankama: dopisi, faksovi, e-mail i sms poruke, zapisnici sa sastanaka, svi ostali dokumenti, pa čak komentari i zabilješke. SPM bitno olakšava svakodnevne poslove, uspostavlja bolju komunikaciju unutar vlastite organizacije, a pomaže u izgradnji i učvršćivanju poslovnih odnosa sa strankama, klijentima i suradnicima. Na istom predmetu ili projektu mogu surađivati uključene osobe bez obzira tko su, šta su ili gdje su- a sve to zahvaljujući jedinstvenom načinu razmjene informacija i distribucije dokumenata. Tehnološka osnova SWING Process Manager je IBM Lotus Domino/Notes, vodeća svjetska kolaboracijska platforma.

“Komunikacija, koordinacija, suradnja”

Za razliku od uobičajnih poslovnih aplikacija, SPM je temeljen na bazi dokumenata. Klasični “papirnati obrasci zamjenjuju se “inteligentnim” elektroničkim obrascima. Na taj se način pojednostavljuje upotreba standardiziranih obrazaca i automatiziraju propisani radni postupci. SPM posebno ubrzava procese koji se oslanjaju na protok dokumenata. Omogućuje izradu i protokoliranje dokumenata, klasificiranje, pretraživanje i arhiviranje. Prati izmjene kroz “povijest dokumenata”. Po potrebi vodi postupak pregleda i odobravanje dokumenata (na primjer: odobrenje narudžbe). Korisniku je omogućeno definirati vlastite obrasce za specifične dokumente ( na primjer: ugovore, ponude, narudžbe, radne naloge).

SPM prati procese i projekte vezane uz pojedine partnere. Prema zadanim pravilima, sistem upravlja slijedom aktivnosti, prati izvršenje i upozorava na kašnjenja. SPM uklanja “prazne hodove” kod predmeta na kojima surađuje više osoba ili odjela. U svakom trenutku poznat je trenutni status predmeta i dokumenata. U lancu aktivnosti svaki nositelj dobiva u svom e-mail-u predmet sa svim zapisima i dokumentima- bez nepotrebnog čekanja, organiziranja sastanaka i razmjene informacija.

Osnovne mogućnosti programa:

  • Zaprimanje svih vrsta ulaznih dokumenata i njihova digitalizacija
  • Automatsko generiranje izlaznih dokumenata po utvrđenom redoslijedu i pravilima
  • Evidencija i praćenje faza životnog ciklusa svakog pojedinog dokumenta, od trenutka njegovog nastajanja do trenutka arhiviranja (tko, šta, kada, kako)
  • Kreiranje predložaka svih izlaznih dokumenata (Microsoft Office ili Open Office alati)
  • Korištenje elektroničkog potpisa i elektroničkog dokumenta
  • Modeliranje raznovrsnih ciklusa pregleda i odobravanje dokumenata
  • Automatsko praćenje izmjena na dokumentima u uvjetima njihove izrade od strane više osoba
  • Automatsko generiranje Adobe Acrobat dokumenta (.pdf)
  • Definiranje procesa i njihovog slijeda aktivnosti  ( workflow-a )
  • Definiranje, izvođenje i praćenje projekata
  • Upravljanje autorizacijama u skladu sa poslovnom organizacijom i poslovnom hijerarhijom
  • Uvid u efikasnost poslovnih procesa i eventualna uska grla
  • Automatski sistem izvješćivanja i praćenje raznovrsnih statistika
  • Arhiviranje elektroničkih sadržaja

Developed by AAnicic