SWING Paperless Office (SPO)
je cjelovito rješenje za praćenje dokumenata, zapisa, procesa i stranaka.
U zajedničkoj bazi dokumenata prate se sve informacije vezane kako za interne procese, tako i za odnose sa strankama: dopisi, faksovi, e-mail i sms poruke, zapisnici sa sastanaka, svi ostali dokumenti, pa čak komentari i zabilješke. SPO bitno olakšava svakodnevne poslove, uspostavlja bolju komunikaciju unutar vlastite organizacije, a pomaže u izgradnji i učvršćivanju poslovnih odnosa sa strankama, klijentima i suradnicima. Na istom predmetu ili projektu mogu surađivati uključene osobe bez obzira ko su, šta su ili gdje su – a sve to zahvaljujući jedinstvenom načinu razmjene informacija i distribucije dokumenata.
“Komunikacija, koordinacija, suradnja”
Za razliku od uobičajnih poslovnih aplikacija, SPO je temeljen na bazi dokumenata. Klasični “papirnati” obrasci zamjenjuju se “inteligentnim” elektronskim obrascima. Na taj se način pojednostavljuje upotreba standardiziranih obrazaca i automatizuju propisani radni postupci. SPO posebno ubrzava procese koji se oslanjaju na protok dokumenata. Omogućuje izradu i protokolisanje dokumenata, klasifikaciju, pretraživanje i arhiviranje. Prati izmjene kroz “historiju dokumenata”. Po potrebi vodi postupak pregleda i odobravanje dokumenata (na primjer: odobrenje narudžbe). Korisniku je omogućeno definisati vlastite obrasce za specifične dokumente (na primjer: ugovore, ponude, narudžbe, radne naloge).
SPO prati procese i projekte vezane uz pojedine partnere. Prema zadanim pravilima, sistem upravlja redoslijedom aktivnosti, prati izvršenje i upozorava na kašnjenja. SPO uklanja “prazne hodove” kod predmeta na kojima surađuje više osoba ili odjela. U svakom trenutku poznat je trenutni status predmeta i dokumenata. U lancu aktivnosti svaki nositelj dobiva u svom e-mail-u predmet sa svim zapisima i dokumentima – bez nepotrebnog čekanja, organizovanja sastanaka i razmjene informacija.
Osnovne mogućnosti programa:
- Zaprimanje svih vrsta ulaznih dokumenata i njihova digitalizacija
- Automatsko generisanje izlaznih dokumenata po utvrđenom redoslijedu i pravilima
- Evidencija i praćenje faza životnog ciklusa svakog pojedinog dokumenta, od trenutka njegovog nastajanja do trenutka arhiviranja (ko, šta, kada, kako)
- Kreiranje predložaka svih izlaznih dokumenata (Microsoft Office ili Open Office alati)
- Korištenje elektronskog potpisa i elektronskog dokumenta
- Modeliranje raznovrsnih ciklusa pregleda i odobravanje dokumenata
- Automatsko praćenje izmjena na dokumentima u uvjetima njihove izrade od strane više osoba
- Automatsko generisanje Adobe Acrobat dokumenta (.pdf)
- Definisanje procesa i njihovog redoslijeda aktivnosti ( workflow-a )
- Definisanje, izvođenje i praćenje projekata
- Upravljanje autorizacijama u skladu sa poslovnom organizacijom i poslovnom hijerarhijom
- Uvid u efikasnost poslovnih procesa i eventualna uska grla
- Automatski sistem izvještavanja i praćenje raznovrsnih statistika
- Arhiviranje elektronskih sadržaja
Upit za ponudu
Developed by AAnicic